Addio dati in eccesso: ecco come oggi le aziende organizzano le proprie conoscenze

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Quando è stata l’ultima volta che avete cercato delle informazioni in azienda?

Poniamo che vogliate conoscere le regole per il telelavoro all’estero, perché state pianificando una lunga workation: come fate?

Chiedete al collega delle risorse umane? Purtroppo è malato. Non c’era un documento nell’intranet al riguardo? Certo, ma la ricerca mostra solo un testo di dieci anni fa, ormai obsoleto. La direttrice non aveva mandato un’e-mail di recente? Purtroppo l’avete già cancellata...

Tutti noi abbiamo vissuto una situazione simile e il motivo è semplice: in molte aziende la gestione delle conoscenze conta poco.

Molte informazioni sono documentate e memorizzate, ma finiscono in compartimenti stagni. Come se non bastasse, i documenti sono spesso lunghi e difficili da capire. E chi ha il tempo di leggerli? Spesso poi, non è nemmeno chiaro se siano ancora validi, poiché le informazioni obsolete non sempre vengono eliminate.

Ci sono dunque buone ragioni per creare un sistema di gestione delle conoscenze. Anche perché molti «baby boomer» a breve andranno in pensione e i giovani cambiano lavoro sempre più spesso. In entrambi casi si perdono conoscenze preziose.

Ma c’è una speranza: l’IA e, soprattutto, gli assistenti virtuali semplificano molto la ricerca di informazioni in azienda. Gli attuali silos aziendali verranno presto sostituiti da una vera e propria «memoria aziendale».

Non solo per i processi interni, ma anche per il servizio clienti o lo sviluppo dei prodotti. Infatti, nel lavoro quotidiano abbiamo spesso bisogno di aiuto: ma chi si ricorda la formazione di due mesi fa? Anche in questo caso gli assistenti virtuali trasformeranno radicalmente il lavoro quotidiano e il modo in cui recuperiamo le informazioni.

Il più grande vantaggio è che questi assistenti sono basati sull’IA generativa e riassumono le informazioni in linguaggio naturale. Conversazioni come: «vorrei passare tre settimane in Spagna e lavorare da lì. Quali regole si applicano?», diventano quindi la normalità.

In più, l’assistente può anche generare un modello precompilato per la richiesta, che basta firmare e consegnare alle risorse umane.

Il grande vantaggio di un assistente IA sta nel fatto che elabora dati provenienti da diverse fonti aziendali. Tali dati devono naturalmente essere rielaborati, ma l’assistente è in grado di riassumere le informazioni principali di enormi quantità di testi, dalle e-mail ai PDF.

Per quanto siano importanti le basi tecniche, lo sono anche processi chiari per la creazione e l’archiviazione delle conoscenze. Ad esempio, come devono essere etichettati i contenuti e chi ne è responsabile?

Una tale struttura di governance deve però essere anche abbastanza flessibile da poter reagire ai futuri sviluppi dell’IA. Chissà infatti cosa sarà possibile fare a breve!

Dovreste inoltre chiarire chi ha accesso ai dati sensibili, con quale frequenza è verificata l’attualità dei contenuti esistenti e quando vengono archiviati.

Non dimenticate di semplificare l’accesso alla «memoria aziendale» per l personale e la sua condivisione delle conoscenze. La vostra gestione delle conoscenze non deve essere l’ennesima app che nessuno conosce.

È meglio integrare gli assistenti virtuali nei tool che il personale usa già ogni giorno.

E serve una cultura aziendale in cui la condivisione delle conoscenze venga vissuta e incoraggiata. Permettete al personale di commentare i contenuti esistenti, suggerire modifiche o contribuire con esperienze pratiche.

Sinora non si è sempre dato il giusto peso alla gestione delle conoscenze in azienda. Se però con l’IA le informazioni diventano più facili da trovare e comprendere, a giovarne sarà anche l’attività.

Sarà infatti possibile prendere decisioni più rapide e fondate. In parole povere, se tutti i collaboratori usano la memoria aziendale, i risultati migliorano.

E non dimenticate che oggi le conoscenze sono sempre più effimere. Ecco perché dovreste creare una memoria aziendale che sia utilizzabile ogni giorno e con facilità da tutto il personale.

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