Faldoni addio, l’archivio notarile si digitalizza

Timbri e carta, un binomio che dal 1800 accompagna l’operato dei notai ticinesi. Nei prossimi anni, però, qualcosa è destinato a cambiare. Non tanto a livello di firme elettroniche e disbrigo online delle pratiche. No, questa sarà musica del futuro e per ora la carta resta la “regina” indiscussa del notariato. Nell’immediato futuro spariranno invece metri cubi di documenti cartacei archiviati nei classici faldoni, un’eredità della prima metà dell’Ottocento.

Il cambiamento di cui parliamo, che è stato presentato ieri in conferenza stampa a Bellinzona, riguarda la digitalizzazione dell’archivio notarile. Questo progetto – ha spiegato il capo della Sezione registri, Simone Albisetti – prevede nello specifico l’introduzione dell’autentica elettronica di firma e della certificazione elettronica di una copia di un documento, l’allestimento di copie autentiche in forma elettronica certificata e la realizzazione dell’archivio notarile elettronico con conseguente archiviazione digitale degli atti. Ma il progetto, ha spiegato il direttore del Dipartimento delle istituzioni, Norman Gobbi, porta con sé anche alcuni cambiamenti per gli addetti ai lavori: «Creare nuove piattaforme senza cambiare il modo di lavorare è una sfida persa in partenza». E a questo proposito, nel 2022 e nel 2023 l’Ordine dei notai organizzerà diversi momenti informativi in modo da accompagnare i 400 professionisti ticinesi verso questa prima tappa della digitalizzazione.

Per adesso, infatti, l’atto pubblico resta cartaceo, con la sola copia digitale. Richieste di cambiamento, ossia di poter firmare un atto notarile a distanza, sono pervenute al settore in particolare durante la pandemia, periodo che ha portato con sé nuove modalità di comunicazione. Ma, come detto, per una completa digitalizzazione i tempi non sono ancora maturi. «Questo progetto è un inizio, getta le basi per un eventuale estensione a tutta la pratica», ha sottolineato il presidente dell’Ordine, Gianni Cattaneo. E non va dimenticato che per una modifica più profonda, che comprenda ad esempio la firma elettronica da parte degli utenti, è necessaria una base legale a livello federale.

A livello nazionale

Il tema della digitalizzazione della giustizia trova in ogni caso ampio spazio nell’agenda politica della Berna federale. Ne è un esempio il progetto nazionale “Justitia 4.0”. La Giustizia digitale, la cui entrata in vigore è prevista nel 2026-2027, poggia concretamente sull’introduzione degli atti giudiziari elettronici e del dossier giudiziario elettronico, con un accesso e scambi sicuri con le Autorità giudiziarie attraverso il nuovo portale svizzero “Justitia.Swiss”. Il progetto nazionale coinvolge diversi attori sul piano federale e cantonale stimati in 25.000 persone (Tribunali, Ministeri pubblici, avvocati, autorità di esecuzione pene e misure, ecc.). Come ricordato dalla direttrice della Divisione della giustizia, Frida Andreotti, l’obiettivo principale di questo maxi progetto, che in Ticino riguarderà 2.500 persone, è «digitalizzare la giustizia svizzera per renderla più efficiente e vicina ai cittadini. E per ridurre le tempistiche».